5S là gì? Thực hiện kaizen 5S tại nơi làm việc như thế nào?

5S là gì?

5S là gì? 5S là tên của một phương pháp quản lý tại nơi làm việc, sắp xếp nơi làm việc. Nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso ( Sạch sẽ), Seiketsu ( Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng).

Tại sao nên thực hiện kaizen 5s tại nơi làm việc?

Thực hiện 5S tại nơi làm việc đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Đây là một phương pháp hiệu quả trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân trong công việc văn phòng. Nguyên tắc của việc thực hiện 5S là hết sức đơn giản. Việc áp dụng triệt để và thành công việc thực hiện 5s sẽ mang lại một số hiệu quả to lớn như sau:

• Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp sạch sẽ, mọi người thoải mái khi làm việc và sử dụng các thiết bị văn phòng.
• Tăng cường việc cải tiến văn phòng, kaizen 5s trong văn phòng.
• Nâng cao ý thức việc thực hiện và duy trì tiêu chuẩn 5s trong khi làm việc.
• Xây dựng hình ảnh đẹp cho văn phòng và cho công ty.

Các yếu tố thúc đẩy thành công khi thực hiện 5s và kaizen 5s?

Sự thành công của bất cứ hệ thống nào cũng dựa trên các yếu tố về con người, 5s cũng không ngoại lệ, sau đây là một số yếu tố giúp hoạt động 5s văn phòng thành công:

• Hiểu rõ về tầm quan trọng, chính sách công ty khi thực hiện hoạt động 5s.
• Đòi hỏi sự hợp tác thực hiện của tất cả các thành viên trong văn phòng, sự hô trợ giữa các phòng ban cũng là yếu tố rất quan trọng khi thúc đẩy phát triển.
• Sự hỗ trợ nguồn lực của lãnh đạo công ty trong việc tạo thời gian, cung cấp chi phí cho hoạt động…
• Hoạt động đào tạo về các kiến thức 5s, về mục đích và phương pháp thực hiện đóng vai trò tiên quyết cho sự thành công của hoạt động.
• Duy trì các quy đinh và thiết lập nền văn hóa cải tiến 5s trong hoạt động văn phòng.

Thực hiện 5S tại nơi làm việc của công ty như thế nào?

1. Seiri (Sàng lọc)

a. Định nghĩa

• Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết theo một tiêu chuẩn đề ra.
• Loại bỏ những thứ không cần thiết, chỉ giữ lại thứ cần thiết và những thứ không chắc chắn là cần thiết hay không.
• Xác định số lượng đúng và đủ cho nhu cầu sử dụng.

b. Phương pháp thực hiện Seiri (sàng lọc)

• Bước 1: Cùng đồng nghiệp quan sát khu vực làm việc, bàn làm việc, tủ…
• Bước 2: Xác định những thứ cần thiết, những thứ không cần thiết và những thứ không biết là cần thiết hay không.
• Bước 3: Hành động

*Đối với thứ không cần thiết => Loại bỏ khỏi khu vực làm việc.
*Đối với thứ không biết là cần hay không => dán thẻ màu vàng. Nếu trong thời gian quy định (có thể 1 tuần, 1 tháng) mà không sử dụng đến thì tiến hành loại bỏ, hoặc cất vô tủ đồ.
*Đối với thứ cần thiết=>sẽ tiến hành sắp xếp ở S2

c. Lợi ích khi thực hiện Seiri

• Giảm diện tích cất giữ, khu vực làm việc
• Giảm tủ đựng hồ sơ và các tủ khác
• Giảm các dụng cụ không cần thiết
• Giảm chi phí văn phòng
• Giảm số lượng các dụng cụ
• Giảm chi phí văn phòng

2. Seiton (Sắp xếp)

a. Định nghĩa

Là sắp xếp các vật dụng một cách gọn gàng và dễ cho việc sử dụng.

b. Phương pháp thực hiện Seiton (Sắp xếp)

Việc sắp xếp tuân thủ các quy tắc sau đây:

• Vật dụng thường xuyên sử dụng để gần trong tầm với của tay.
• Vật dụng ít sử dụng hơn sẽ để xa hơn tầm với của tay.
• Vật lâu lâu mới sử dụng sẽ cất vô tủ đựng.
• Sắp xếp các vật dụng theo nhóm.
• Quy định vị trí để vật dụng cụ thể.
• Lập danh mục các dụng cụ.

c. Lợi ích khi thực hiện Seiton

• Giảm thời gian làm việc
• Giảm thời gian kiểm tra các vật dụng
• Giảm thiểu sự mất mát
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn

3. Seiso (Sạch sẽ)

a. Định nghĩa

Là vệ sinh sạch sẽ các thiết bị dụng cụ trong văn phòng bao gồm cả việc sạch sẽ cả thân thể lẫn tâm hồn người thực hiện.

b. Phương pháp thực hiện Seiso (Sạch sẽ)

• Bước 1: Phân chia khu vực chịu trách nhiệm cho từng cá nhân trong phòng ban.
• Bước 2: Tiến hành vệ sinh các thiết bị, dụng cụ.
• Bước 3: Tiến hành các cải tiến.
• Bước 4: Lập tiêu chuẩn cho từng thiết bị, dụng cụ.

c. Lợi ích khi thực hiện Seiso

• Giảm các hư hỏng cho các thiết bị và dụng cụ.
• Tạo môi trường làm việc trong lành, sạch sẽ.
• Tạo sự thoải mái cho người sử dụng.
• Tạo hình ảnh đẹp cho nhà máy, công ty.

4. Seiketu (Săn sóc)

a. Định nghĩa

Duy trì 3S đầu tiên một cách hiệu quả.

b. Phương pháp thực hiện Seiketu

• Lập tiêu chuẩn các hoạt động
• Lập kế hoạch thực hiện theo tiêu chuẩn
• Tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S
• Xây dựng nền văn hóa thực hiện thông qua các hoạt động thúc đẩy

c. Lợi ích khi thực hiện Seiketu

Các tiêu chuẩn S1 đến S3 sẽ được tiêu chuẩn hóa và hình thành các tài liệu hướng dẫn để đi tới S5

5. Sitsuke (Sẵn sàng)

a. Định nghĩa

Thực hiện đào tạo tiêu chuẩn thực hiện cho tất cả các cá nhân, thành viên trong phòng. Từ đó tạo nên thói quen, quy định nguyên tắc thực hiện.

b. Phương pháp thực hiện Sitsuke (Sẵn sàng)

• Lên kế hoạch đào tạo
• Chuẩn bị các tư liệu đào tạo
• Tiến hành đào tạo
• Đánh giá sau đào tạo

c. Lợi ích thực hiện Sitsuke

Tạo thói quen, sự tự giác trong việc thực hiện 5S.

Tuy nhiên, một điều quan trọng khi thực hiện hoạt động 5S là phải hiểu được những ý chính (Key point) để thực hiện một cách chính xác, phù hợp với mục tiêu của cá nhân, tổ chức khi thực hiện hoạt động 5S trong văn phòng và nơi làm việc.

Ví dụ quá trình áp dụng 5S tại nơi làm việc các bạn có thể tham khảo TẠI ĐÂY. Một cuốn sách nói về quá trình áp dụng 5S tại một bệnh viện của tác giả Nguyễn Thế Anh nhà xuất bản Văn Hóa- Văn nghệ.

Các hình thức kaizen 5s là gì?

Ngoài những hoạt động thực hiện 5s trong văn phòng và tại nơi làm việc thì việc áp dụng các biện pháp kaizen 5s trong văn phòng cũng nên được chú trọng. Có rất nhiều hình thức kaizen nhưng có thể tóm gọn thành các loại cải tiến văn phòng sau đây:

• Loại bỏ (Eliminate): Được hiểu là phương pháp cải tiến tốt nhất trong công việc. Kaizen 5s kiểu loại bỏ sẽ loại bỏ được hoàn toàn nhân công, thời gian thực hiện giúp cho hiệu suất làm việc nhân viên văn phòng tăng lên.
• Kết hợp (Combine): Được hiểu là phương pháp cải tiến trong đó các công việc đơn lẻ có thể kết hợp lại thành một công việc. Qua đó giảm được thời gian di chuyển hoặc các form mẫu chứng từ cũng được giảm bớt. Hiệu quả cuối cùng là sẽ giảm được chi phí cho văn phòng phẩm và nâng cao hiệu suất làm việc nhân viên.
• Sắp xếp lại (Re-arrange): Được hiểu là phương pháp kaizen văn phòng bằng cách hoán đổi thứ tự thực hiện công việc hoặc thay đổi vị trí làm việc. Hiệu quả phương pháp này sẽ giảm thời gian thực hiện và giảm thất thoát về di chuyển.
• Đơn giản hóa (Simplify): Phương pháp kaizen đơn giản các quy định, các nguyên tắc mà vẫn đảm bảo được hiệu quả. Kaizen 5s kiểu đơn giản hóa áp dụng bằng cách tối ưu quy trình thực hiện, cải tiến về dụng cụ, công cụ hỗ trợ thực hiện công việc.

XEM THÊM

• TPM là gì? nguồn gốc phát triển của TPM?
• Quản lý theo FIFO và LIFO là gì?